EY, Iberdrola, Aon, Vodafone, Astrazeneca, Zurich, Cap Gemini o Nestlé son algunas de las grandes empresas que desde hace casi un mes tienen a todos o a buena parte de sus empleados trabajando desde casa. En la mayoría de los casos el teletrabajo no les es ajeno, pero es la primera vez que gestionan a toda la plantilla en remoto. Aquí se explica cómo están afrontando este reto.

LOS IMPRESCINDIBLES PARA EL ÉXITO

Que nada volverá a ser como antes de esta pandemia se ha convertido en un mantra que compite con el QuédateEnCasa para concienciar a las personas de que el confinamiento es la única solución para frenar el avance el Covid-19. Mientras, las empresas tratan de seguir manteniendo su actividad, en un entorno que empieza a notar el impacto de la crisis económica. El Manifiesto Covid-19: las mejores prácticas en la gestión de personas que ha publicado Great Place to Work esta semana, revela que para el 23% de las compañías el estado de alarma tendrá un impacto tremendo en sus resultados, un efecto que el 29% califica simplemente como negativo. Un total de 100 organizaciones que operan en España han participado en este análisis en el que el 99% reconoce tener implantadas medidas de teletrabajo, y que al menos el 75% de la plantilla accede al mismo.

EY, Cap Gemini, Astrazeneca, Iberdrola, Bankia, Aon, Vodafone, Bankinter o Nestlé son algunas de las grandes empresas que desde hace casi un mes no han parado su actividad gracias al teletrabajo. Trabajar en remoto no era ajeno para los miles de profesionales de estas compañías, pero éstas se enfrentan a un desafío insólito: gestionar a toda su plantilla en remoto, confinada en sus casas y por tiempo incierto.

LOS IMPRESCINDIBLES PARA EL ÉXITO

Los máximos responsables de RRHH de la veintena de empresas que recoge este reportaje se sienten orgullosos de la adaptación de todos sus profesionales a un momento excepcional. Trabajar a distancia no era algo desconocido en estas compañías, pero sí que lo hiciera toda la plantilla, a la vez y durante un tiempo determinado. Estos ejecutivos están convencidos de que mantener esta situación es imposible sin un buen plan de comunicación interna en el que prime la transparencia sobre lo que sucede dentro y fuera de la organización, y un cuidado extremo por la salud y las emociones de sus empleados en confinamiento. También destacan que nada habría sido posible sin una plataforma tecnológica potente y, sobre todo, sin el trabajo de los que consideran los héroes silenciosos: los profesionales del departamento de sistemas. Según los directores de gestión de personas, estos profesionales han hecho posible que la crisis no haya frenado la actividad empresarial y los servicios que prestan a todos sus clientes.

Admiral Seguros

Isabel Arribas, head of employee experience de esta aseguradora británica cuya sede española está en Sevilla, explica que sus 700 empleados trabajan en remoto. «El teletrabajo era una práctica residual en nuestro país, ahora constatamos la mayor eficiencia, el ahorro de tiempos improductivos e ineficacias«. Mantener los derechos y garantías de los trabajadores, así como la gestión emocional, ha sido desde el inicio una prioridad. Sin embargo, Arribas reconoce que uno de los grandes desafíos es la ciberseguridad: «Este virus es el responsable de una de las mayores experiencias de teletrabajo en el mundo, lo que hace necesarias nuevas dinámicas ante las que podemos ser más vulnerables».

Andorra Telecom

El 75% de los empleados de esta pyme disfrutaba del teletrabajo desde noviembre de 2018. «Con la llegada del Covid-19 hemos garantizado que el 97% de nuestros empleados pueda adaptar su actividad habitual a una nueva rutina desde casa», explica Christian Fernández, director de personas y cultura de la operadora, quien confirma que han apostado por la comunicación interna más que nunca. Al Infopic, su newsletter semanal para comunicar las novedades sobre personas y empresas, sumaron InfoPrevenció, «para comunicar las medidas adoptadas» en el periodo de crisis. El personal de atención telefónica y comercial desarrolla su trabajo desde casa. Fernández comenta que también los profesionales de back office, compras, administración y personas y cultura han modificado su rutina, cambiando el contacto diario por reuniones virtuales.

Aon

#AlguienTeEsperaEnCasa es el nombre de la campaña que en 2017 lanzó Aon para fomentar la cultura de la eficiencia. María Orellana, directora de RRHH de Aon España y Portugal, explica que la políticas de teletrabajo y la digitalización de los procesos les permitió en 2019 extender las opciones de trabajo en remoto a toda la plantilla: «Actualmente los 1.100 empleados pueden teletrabajar, algo que establecimos como obligatorio desde el 12 de marzo». Subraya que no ha sido necesario implantar ninguna política, «simplemente ampliar las opciones». En cuanto a la gestión, además de potenciar sus business continuity plan, han creado un comité específico de seguimiento del coronavirus. Orellana califica de incansable el trabajo del área de sistemas para asegurar el funcionamiento de la red y atender dudas: «Una parte de la plantilla no usaba de forma frecuente plataformas como Webex o Yammer que ahora son imprescindibles». Y valora la adaptación de la plantilla: «Durante los primeros 10 días de teletrabajo, en Aon España hemos tenido 294.000 minutos de conexión Webex con 9.773 participantes», y prevé que «la adopción de la tecnología hará que a la vuelta hayamos probado la capacidad que tiene el remoto y los tiempos muy posiblemente se ampliarán, la flexibilidad será el new normal».

Astrazeneca

La salud y el bienestar de sus empleados también fue una prioridad para esta compañía desde el inicio de la crisis. «Una de las primeras medidas que llevamos a cabo fue el trabajo desde casa, adaptando las funciones de cada puesto», asegura Ana Mutis, directora de RRHH y comunicación de Astrazeneca España. Entre las políticas de personas que han implementado destaca el aumento de la flexibilidad de la jornada laboral «respetando los descansos para la comida y sin convocar reuniones más allá de las 17:00». También han ampliado los programas de formación para sacar partido a las herramientas digitales y potencian el uso de todos los canales de comunicación. Mutis subraya que han reforzado todas la medidas de su programa de bienestar y la salud: «También estamos incrementando los beneficios y servicios del programa de asistencia que la compañía tiene suscrito para sus empleados. Pueden hacernos la compra, traernos lo que necesitemos de la farmacia, ayudarnos con trámites administrativos, asistencia psicológica extensible a los familiares, entre otros. Esta crisis ha servido para adaptarnos con mayor rapidez a la nueva situación y dar más importancia a la comunicación eficaz para que sea posible trabajar coordinados».

Banca March

Un total de 1.129 personas están teletrabajando en Banca March, el 78% de la plantilla. Anselmo Martín-Peñasco, subdirector general de Banca March y responsable de RRHH, recuerda que se adelantaron al estado de alarma implantando un protocolo de actuación para todos los profesionales e identificando a los más sensibles a la enfermedad para que comenzaran a teletrabajar cuanto antes. Aclara que luego se implantó el trabajo en remoto priorizando las zonas de más riesgo sanitario. «Para limitar la exposición se ha cerrado temporalmente cerca del 50% de las oficinas, aunque se mantienen servicios mínimos». Apunta que se ha reforzado la comunicación interna a todos los niveles y se ha habilitado un teléfono especial 24×7 para solucionar incidencias. Asimismo, cuentan con un comité de crisis «integrado por la alta dirección del banco», que se reúne a diario. «Si podemos destacar algo positivo de esta crisis sanitaria es quizá el cambio cultural. El teletrabajo ha venido para quedarse y estamos convencidos de que nos ayudará a seguir potenciando medidas de conciliación para hacer más fácil la vida de nuestros profesionales».

Bankia

David López, director general adjunto de personas y cultura de Bankia, afirma que «una experiencia tan masiva y global, impuesta por las circunstancias, está rompiendo muchos paradigmas, resistencias y prejuicios acerca de la necesidad de estar presentes en la oficina para desempeñar nuestras funciones, incluida la relación con los clientes». Continua diciendo que «la práctica totalidad de la central del banco teletrabaja, y también más de un 50% de compañeros de la red, haciendo compatible el servicio a nuestros clientes desde las oficinas y desde nuestros canales online y el teletrabajo». Según López, para la gestión de los RRHH «una comunicación excelente es uno de los principales desafíos«. Destaca el desarrollo de unas guías para teletrabajar «que acogen medidas y consejos para el desempeño de la actividad cotidiana. Aporta rutinas, hábitos y pautas para ayudar a la plantilla en un entorno novedoso para todos».

Bankinter

«Cerca del 90% de los empleados del banco en España está trabajando desde sus domicilios. Sólo el 29% de la red de oficinas trabaja presencialmente, a lo que se suma el 13% en centros de banca corporativa, banca privada y pymes». De esta manera dibuja María Paramés, directora de personas, comunicación corporativa y calidad de Bankinter, el panorama de una entidad en la que el 93% de sus clientes se relaciona online con el banco. Además de potenciar sus medidas de prevención de riesgos desde el inicio de esta crisis sanitaria, han implantado una política específica de Acercamiento a empleados: «Hemos desarrollado un programa de llamadas y contactos diarios que han llegado ya a más de 2.500 empleados, con una prioridad: la cercanía al empleado, que se traduce en preguntar cómo está en esta situación, hablar con él y escuchar sus preguntas y sugerencias». Paramés explica que más que incorporar a nuevos actores a esta nueva gestión de personas, se trata de llevar a canales telemáticos «la mayor parte de tareas de atención, asesoramiento y gestión que se desarrollaban de forma presencial con los clientes». Para la responsable de personas de Bankinter, el desafío más importante que acometió el departamento de sistemas de la entidad fue multiplicar por cuatro el número de empleados trabajando en remoto: «Han pasado de 1.000 a 4.000 en el periodo comprendido entre el 11 y el 23 de marzo. Ahora estamos casi en 4.400, y se ha hecho garantizando el trabajo sin incidencias ni retrasos en las tareas diarias».

CapGemini

La seguridad y la salud de sus empleados ha sido una prioridad para esta consultora, cuyos 5.200 empleados -toda la plantilla en España- teletrabajan desde el 6 de marzo. «Casi el 90% de los 220.000 profesionales de CapGemini en el mundo están trabajando en remoto», concreta Arancha Torres, vicepresidenta de RRHH de CapGemini en España. Cree que esta situación es una oportunidad para poner el foco en la experiencia de empleado. Así, han reforzado la comunicación interna a través de los town holds -encuentros virtuales entre el presidente y directores generales cada semana, y cada quince días con los empleados-; y han implementado online las aficiones y actividades que los empleados compartían. «Además, organizamos cafés y afterhours virtuales para motivar a nuestros profesionales». A ello se suman las actividades de voluntariado. Torres opina que esta experiencia global cambiará el concepto de teletrabajo en España: «Se pone de manifiesto que su implementación es una cuestión cultural y tecnológica. A partir de ahora, las empresas que hayan necesitado tecnología para adaptarse se plantearán seriamente invertir en ello para que el teletrabajo sea posible».

EY

Las 4.800 personas que componen la plantilla de EY en España teletrabajan. José Luis Risco, director de RRHH de EY, subraya que el teletrabajo no es algo excepcional -hace un par de años la consultora comenzó a desarrollar el 50% de la jornada en remoto-, pero sí en estas circunstancias. Entre las iniciativas que destaca está la ayuda médica y psicológica, y lanzar retos relacionados con el ocio a sus empleados. Risco considera que ninguna de estas medidas calaría sin un buen plan de comunicación interna. «El presidente lanza un podcast en el que habla de las medidas que se están llevando a cabo y la evolución de los enfermos, y también contamos con EY_storie, donde colgamos los retos de ocio que proponemos al personal. Todo se envía por email y, además, pasa a formar parte de la intranet. Cuando los empleados abren su ordenador, lo primero que aparece es el diario de Smart Working, un filtro obligatorio». Reconoce que estaban preparados para el teletrabajo, pero el desafío era convertirlo en una experiencia global y que se mantuviera en el tiempo. «A partir de ahora debemos tener en cuenta que la gestión del teletrabajo y la conciliación van a estar por encima de la norma legal. Imagino una redefinición de los puestos, del trabajo por objetivos y… un cambio en el uso de la nuevas tecnologías: esta experiencia demuestra que las posibles barreras se han disipado«.

Heineken

Toda la plantilla de Heineken España está teletrabajando, «excepto los equipos encargados de las actividades esenciales de producción de las fábricas (entre un 22% y un 25%) que operan bajo estrictas medidas de seguridad y bajo un seguimiento periódico de su salud por nuestro equipo médico propio», explica Amalia Rodríguez, directora de RRHH de Heineken España. Coincide en que la comunicación es el elemento clave para gestionar el trabajo en remoto: «En RRHH mantenemos una comunicación bidireccional con todos los niveles y disponemos de sistemas de escucha activa». Asimismo, promueven el programa Wellbeing de vida saludable en casa, «que incluye iniciativas de formación sobre resiliencia en tiempos de crisis, sesiones formativas para adaptarse al teletrabajo o píldoras formativas específicas para los managers que deben gestionar equipos a distancia». Rodríguez añade que han ampliado su programa de Healthy Mind «para ayudar a la plantilla a llevar mejor el confinamiento». Esta ejecutiva reflexiona sobre cómo en estos momentos «emergen aspectos positivos que deberíamos consolidar tras la crisis», como la capacidad para organizarnos, ser más eficientes y priorizar lo hecho sobre lo perfecto. Y «además hemos aprendido a reinventarnos«. Es el caso de los gestores comerciales: «Han pasado de una labor de venta directa en los locales de hostelería a una de asesoramiento especializado y telefónico de sus clientes». Para ello han puesto a disposición de los comerciales la Guía Heineken de actuación para restaurantes y bares.

Iberdrola

Desde el inicio de esta crisis sanitaria, Iberdrola ha puesto en marcha más de 100 medidas de prevención de riesgos laborales «para garantizar el suministro energético, respetando la seguridad y salud de los trabajadores», apunta Álvaro Murga, director de RRHH de Iberdrola España. Añade que la coordinación, unidad y capacidad de relación de departamentos como RRHH, sistemas, seguridad y servicios generales «ha sido clave para poner en marcha el teletrabajo en 48 horas». Amalio Rodríguez, CTO_de la compañía, explica que ya contaban con la arquitectura tecnológica: «Lo único que hemos hecho ha sido incrementar la capacidad de infraestructura y proporcionar, en algunos casos, material adicional, conforme al plan de implantación de teletrabajo definido en la compañía».

Kairós

Lucía de Pablos, vicepresidenta en España de Kairós, afirma que el 100% de su plantilla estaba teletrabajando el día 16 de marzo. Irene Morgado, head de talento, cultura y marca de esta pyme dedicada a la consultoría en procesos de transformación digital, explica que desde entonces las nuevas incorporaciones se han realizado en remoto: «Hemos adaptado nuestro procedimiento, realizando todas las entrevistas de selección a través de videoconferencia, así como las pruebas y test de validación». Cuando se implantó el teletrabajo crearon una bitácora de desarrollo, a la que se puede acceder para hacer un seguimiento de cada uno de los proyectos.

Leroy Merlin

Eloy del Moral, director de RRHH de Leroy Merlin, recuerda que el 13 de marzo se instauró el teletrabajo para todo el equipo de servicios centrales. «En cuanto al personal de las tiendas, desde el cierre de los puntos de venta el sábado 14, una parte de la plantilla atiende al cliente a través del teléfono, y otra desde la tienda online». Comenta que desde RRHH están aprovechando estas circunstancias para ofrecer a sus colaboradores herramientas, dinámicas y alternativas, como sesiones formativas a través de Plan Campus, coformaciones o podcast sobre innovación y concienciación en ciberseguridad. Del Moral asegura que aunque estaban habituados a dinámicas colaborativas a distancia, esta situación «ha reforzado la humanización de estas herramientas que, a pesar de la distancia, nos hace estar más unidos. Por ejemplo, en nuestra intranet ha surgido una ola de solidaridad de todos los empleados ofreciéndose apoyo y ayuda entre ellos». No cree que se produzcan grandes transformaciones en la manera de trabajar, pero reconoce que esta experiencia ofrece argumentos para trabajar de una forma más ágil y eficiente.

Nestlé

Esta empresa implantó el teletrabajo en 2012. A él se puede a acoger todo el personal cuya actividad se lo permita. Desde el 13 de marzo los puestos en oficinas centrales y algunas áreas de producción se realizan a distancia. Bárbara Arimont Lincoln, directora de RRHH de Nestlé España, explica que «más que una modificación de puestos de trabajo, lo que se está produciendo es una adaptación rápida y ágil a las nuevas formas de actividad». Cree que esta situación ha dado un impulso al teletrabajo: «Estamos convencidos de que cuando finalice, se consolidará y será percibido como una herramienta más y muy sólida de flexibilidad».

SIDN

Cerca de 100 personas trabajan en remoto en esta pyme. Jesús María Moya García-Lujan, CEO de esta agencia de márketing digital, destaca la gestión diaria del trabajo y las medidas emocionales como las principales medidas de gestión. También han activado que todos sus profesionales puedan hacer peticiones de material a través de la intranet, «sin presupuesto límite y para facilitar el trabajo en remoto». Entre los cambios en la rutina laboral apunta la de los directores de departamento que «tienen una labor organizativa y de control bastante más grande, ya que no tienen contacto directo con su equipo».

Vodafone

La operadora disfruta de smart working desde 2016. Desde el 6 de marzo, la mayoría de su plantilla trabaja en remoto. Remedios Orrantia, directora de RRHH de Vodafone, explica que esta crisis está suponiendo la ruptura positiva de algunos paradigmas en la forma de trabajar. Menciona al personal de atención telefónica a clientes: más de 2.500 personas están trabajando desde sus casas, «tras ciertas adaptaciones tecnológicas y operativas». Califica de muy positivo el impacto de esta extensión del trabajo en remoto, ya que «ayudará a normalizar esta práctica y a llevarla a puestos o sectores donde hace unas semanas era impensable«.

Zurich

A los 2.000 empleados que a partir del 11 de marzo trabajan en remoto, Zurich sumó poco después a los 1.500 agentes de su red en España. Desde entonces la aseguradora ha activado una serie de servicios gratuitos relacionados con la salud para sus empleados y clases de inglés sin coste para empleados e hijos de empleados dos veces por semana. Zurich practicaba el flexwork 20 horas por semana desde hace dos años y ahora consideran que «esta nueva situación que vivimos está sirviendo para que muchas empresas se den cuenta de que la realidad actual es otra y que caminamos hacia una vida laboral más flexible, donde teletrabajo ganará un protagonismo cada vez mayor».

DIEZ CAMBIOS POSITIVOS QUE TRANSFORMAN EL MERCADO LABORAL

Nuevos modelos de evaluación continua, menos atascos y teletrabajo (de verdad) son algunas de las consecuencias positivas de esta crisis sanitaria en el mercado laboral. Jaime Fernández de la Puente-Campano, coCEO y cofundador de Guudjob -‘start up’ que diseña soluciones integrales de experiencia de empleado-, recoge en diez puntos cuál será el impacto:

  • Teletrabajo (de verdad). Existen las herramientas, y en la mayoría de casos son gratuitas o tienen un coste mínimo. Es el momento de dejar de premiar el presentismo y confiar en los profesionales contratados, ofreciendo herramientas de comunicación y productividad ágiles para mejorar su experiencia de empleado y ayudarles a alcanzar el máximo desempeño.
  • ‘Bring your own device». La línea entre el trabajo y la vida privada es casi inexistente. ¿Qué sentido tiene llevar dos móviles? Algún día vamos a dejar la compañía y nuestra red profesional perderá nuestro contacto al devolver el ‘móvil de empresa’.
  • Evaluación continua. Se acabó medir o intuir la productividad por el presentismo o por la evaluación de desempeño anual. Se abordarán nuevos modelos de evaluación continua con periodicidades más cortas, inspirados en los modelos ágiles como ‘Objective by Key Results’ (OKR).
  • Menos atascos. El teletrabajo forzoso de se instaurará, se reducirá la movilidad, aumentará la productividad y la felicidad de los empleados, y disminuirá la polución.
  • Reconocimiento continuo. Transparente, sin discriminar colectivos o posiciones y respecto a valores o competencias profesionales, abandonando las políticas de reconocimiento por antigüedad.
  • Confianza. Las empresas deben confiar en sus profesionales dándoles libertad en la consecución de los objetivos marcados.
  • Cultura. Entramos en una guerra feroz por atraer a los mejores. La cultura se crea desde los directivos, referentes que deben trabajar de acuerdo a las demandas sus empleados.
  • Solidaridad. Hemos entendido que hay que remar, colaborar, romper silos y dejar los egos para alcanzar un fin común.
  • Transparencia. Es el momento de no escondernos y mostrar los números a los empleados para que entiendan que la empresa vela por sus intereses.
  • Competencias blandas al poder. Es lo que nos diferencia. Los expertos valoran cinco: la creatividad, las dotes comerciales, la colaboración, la gestión del tiempo y la flexibilidad.

PRÁCTICAS PARA SER MÁS PRODUCTIVO

os cafés virtuales e informar a su plantilla de todo lo que sucede dentro y fuera de la organización son salvavidas para motivar a los empleados de muchas empresas. Estas son algunas de las medidas que se están desarrollando para que el ánimo de la productividad no decaiga durante el confinamiento.

  • Paradigma. Estableció desde el inicio de la crisis un protocolo de acompañamiento, «para equipos e individual, para transmitir mensajes de tranquilidad, detectar los casos que tienen mayores dificultades y proporcionarles una atención más cercana», explica Patricia Hernández, responsable de ‘people’.
  • Cyberclick. David Tomás, cofundador de esta pyme de márketing online, subraya que es muy importante «encontrar fórmulas que permitan conectarte con tu equipo, al menos, una vez al día. Hemos implementado un ‘daily’ por grupos y así garantizamos una llamada al día para sincronizar tareas y saber que todo el mundo está bien».
  • Sngular. ‘Deshangout’ es el nombre con el que han bautizado los desayunos de equipo. Roberto Mallén, chief happiness officer de esta empresa, explica que en ese tiempo no se habla de trabajo: «Para eso hay otras reuniones, se charla de todo un poco y se hace partícipe a todo el mundo para comprobar cómo vamos». También destaca algunas de las iniciativas solidarias en la que colabora la plantilla, como ‘Aplana la curva’, ‘Juntos desde casa’ o ‘Respiradores4All’.
  • Acens. Potenciar el sentido de pertenencia es clave para esta compañía: «El lema del equipo Acens es: 95% + 5% #MasUnidosQuenunca. En alusión a la suma del 95% que teletrabaja y el 5% restante que ha de desarrollar sus funciones, presencialmente, desde nuestros centros de datos, y que nos hace sentir más unidos que nunca», explica Estrella Cruz Palacios, responsable de RRHH de Acens.
  • Syntonize. Para Gloria Valle, directora de talento de estos expertos en transformación digital, «la transparencia y la comunicación son clave para trasladar la felicidad laboral del centro de trabajo a la casa del empleado».

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